Dienstreisen

Inlandsdienstreisen

Aufgrund steigender Infektionszahlen und das Aufkommen von regionalen Schwerpunkten (Hotspots) im Inland kommt den Führungskräften sowie den Dienstreisenden selbst eine besondere Verantwortung zu. Die dringende Notwendigkeit einer geplanten Dienstreise ist im Einzelfall auf digitale Alternativen zu prüfen. Auch eine bereits genehmigte Dienstreise sollte daher vor Reiseantritt auf das aktuelle Infektionsgeschehen geprüft werden und ggf. zu einem Widerruf der Genehmigung führen. 

Über die Internetseite des RKI können sich Führungskräfte und Dienstreisende jederzeit über die aktuellen Corona-Fallzahlen und Risikobewertung in Deutschland nach Landkreisen informieren. Bitte informieren Sie sich zudem über die aktuellen Regelungen des Landes Niedersachsen und der Stadt Göttingen bezüglich einer Quarantäne nach Rückkehr. 

Bitte beachten Sie hierzu ergänzend die Regelungen des COVID-19-Stufenplans.

Soweit sich die Universität in der Stufe 3 des COVID-19-Stufenplans befindet, sind keine Dienstreisen – unabhängig ob im Inland oder Ausland – durchzuführen. Sollte im Ausnahmefall (insbesondere zur Tierpflege und/oder nicht aufschiebbare Forschungsarbeiten wie saisonbedingte Feld- und Geländearbeiten) eine Dienstreise dringend notwendig sein, so ist dies nur mit einer Ausnahmegenehmigung möglich. Diese Ausnahmegenehmigung ist parallel zum regulären Genehmigungsverfahren bei Dienstreisen einzuholen.

Die Ausnahmegenehmigung für Inlandsdienstreisen werden ab sofort durch die Fakultäten/Einrichtungsleitungen in eigener Zuständigkeit erteilt.

Auslandsdienstreisen

Sämtliche Auslandsdienstreisen stehen weiterhin unter dem Genehmigungsvorbehalt des Krisenstabs.

Genehmigungsfähig sind nach Einzelfallprüfung nicht aufschiebbare Dienstreisen, unter anderem aufgrund von Forschungsarbeiten, insbesondere saisonbedingte Feld- und Geländearbeiten (zum Beispiel Messungen, Probeentnahmen, Auf-/Abbau von Forschungsgeräten). Die erforderliche Ausnahmegenehmigung vom Dienstreiseverbot durch den Krisenstab ist frühzeitig, mindestens zwei Wochen vor Reisebeginn per E-Mail über die Zentrale Reisekostenstelle (zentrale.reisekostenstelle@zvw.uni-goettingen.de) oder mittels Lucom-Workflow (senden an „Reisekostenstelle Zentral“) zu beantragen. Die Beantragung einer Ausnahmegenehmigung gemäß Stufenplan der Universität setzt die Zustimmung des Dekanats zur Auslandsdienstreise voraus – diese ist dem Antrag beizufügen.

Eine erteilte Ausnahmegenehmigung steht unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs, soweit bis zum Dienstreiseantritt eine Reisewarnung für das Reiseziel vom Auswärtigen Amt ausgesprochen. Über einen entsprechenden Widerruf wird die Zentrale Reisekostenstelle im Einzelfall die*den Dienstreisende*n und die Einrichtung informieren. Zu diesem Zeitpunkt bereits angefallene Reisekosten sowie Stornierungskosten werden erstattet.

Wir bitten darum, Dienstreisen auf das notwendig Erforderliche zu begrenzen und soweit möglich weiterhin Online-Varianten (Video-Konferenzen) zu nutzen.

Reise- und Sicherheitshinweise sowie besondere Einreise- und Rückkehrvorschriften

Da einige Länder Einreisesperren oder Sonderkontrollen für bestimmte Personengruppen oder Flüge aus bestimmten Regionen erlassen haben, müssen sich alle Dienstreisenden vor Reiseantritt bei der Botschaft oder dem Konsulat ihres Reiselandes in Deutschland (siehe Homepage des Auswärtigen Amtes) informieren. Alle (Ein)Reise- und Sicherheitshinweise sind zu berücksichtigen. Änderungen der Einreise- und Quarantänevorschriften erfolgen teilweise ohne jede Vorankündigung und mit sofortiger Wirkung, daher obliegt es den Dienstreisenden, die Situation kontinuierlich zu beobachten und sich zu informieren (Land Niedersachsen).

Beachten Sie bitte auch die universitären Hinweise zur „Quarantäne und Krankheitssymptome“ und „Einreisequarantäne“ auf dieser Seite.

Hygienemaßnahmen

Wir appellieren an alle Mitarbeiter*innen, die Hygiene- und Abstandsregeln zur Minimierung des Infektionsrisikos und zu ihrem eigenen gesundheitlichen Schutz selbstverständlich auch auf Dienstreisen einzuhalten. Hierzu haben grundsätzlich die An- und Abreise und die Tätigkeiten vor Ort unter Berücksichtigung der derzeit geltenden Hygiene- und Abstandsregelungen sowie Arbeitsschutzstandards zu erfolgen. Bei der Nutzung der Bahn sind zudem die geltenden Hygieneregelungen der Deutschen Bahn zu beachten.

Beförderungsmittel

Grundsätzlich ist die Nutzung aller gängigen Beförderungsmittel wieder zulässig und im Umfang der Nds. Reisekostenverordnung (NRKVO) erstattungsfähig. Eine Wegstreckenentschädigung für die Nutzung eines privaten Fahrzeugs richtet sich nach den Vorschriften des § 5 NRKVO.

Die max. Belegung von Fahrzeugen während der Corona-Pandemie beträgt 50% der zulässigen Sitzplätze (bei ungeraden Zahlen Aufrundung auf die nächst höhere Zahl möglich). Kann der Mindestabstand dabei nicht eingehalten werden, ist Mund-Nasen-Bedeckung (MNB) zu tragen. Angesichts der Fürsorgepflicht der Universität gilt bei den vom Dienstherr zur Verfügung gestellten Dienstfahrzeugen die Verpflichtung zum Tragen der MNB auch für den*die Fahrer*in.  Weiterhin ist ein Fahrtenbuch zu führen (Identifikation des*r Fahrers*in trotz Teilverhüllung des Gesichtes). Bei längeren Fahrten, auch bei Einhaltung des Mindestabstandes ist nach 60 Minuten eine Pause einzulegen und das Fahrzeug zu lüften. Während der Fahrt sind laute Gespräche oder Singen zu vermeiden (Aerosolbildung). Die Betriebsanweisung zu Dienstfahrzeugen während der Corona-Pandemie der Stabsstelle Sicherheitswesen und Umweltschutz ist zu beachten.

Die Mitnahme von Studierenden bei Dienstreisen im Rahmen der oben genannten Fallkonstellationen ist zulässig, wenn die Abstandsregelungen gewahrt werden können und die Mitnahme zwingend erforderlich ist. Gleiches gilt für die Entsendung von Studierenden gemäß der Reisekosten-Richtlinie für Eingeladene und Entsendete.

Reisekostenvergütung für nicht angetretene Dienstreisen

Sofern aufgrund der Absage einer Dienstreise Kosten anfallen, wird eine Reisekostenvergütung in Höhe der dienstlich veranlassten notwendigen Kosten für die Reisevorbereitung erstattet. Wir weisen allerdings darauf hin, dass unverzüglich alle Möglichkeiten zu ergreifen sind, die Kosten gering zu halten und bereits eingegangene Verpflichtungen soweit wie möglich rückgängig zu machen. Reisen in Risikogebiete und Gebiete mit Reisewarnung des Auswärtigen Amtes, die als Pauschalreise über einen Reiseveranstalter gebucht wurden, können in der Regel ohne Stornokosten abgesagt werden, wenn die Reise vor Aussprache der Reisewarnung gebucht wurde. Die Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung hat ein Merkblatt mit wichtigen Fragen zum Umgang mit Reisen und Reisekostenerstattungen, die im Zusammenhang mit Covid19 stehen, erstellt. Dieses finden Sie im Mitarbeiter*innen-Portal.

Ansprechpartner*innen

Für Fragen wenden Sie sich bitte an die Sachbearbeiter*innen der zentralen Reisekostenstelle erreichbar unter der Durchwahl -24795 oder per Mail an zentrale.reisekostenstelle@zvw.uni-goettingen.de.

#5 25.03.2021